Ein Warenwirtschaftssystem wird in Handelsunternehmen und in anderen Unternehmen eingesetzt um Daten und Warenströme in Einkauf, Disposition, Logistik, Produktion und Verkauf zu erfassen und zu optimieren.
Es unterscheidet sich von anderen Systemen wie ERP-Systemen, aber der Übergang von dem einen System zum anderen ist fließend und meist ist der Unterschied sehr gering.
Warenwirtschaftssysteme sind in der heutigen Zeit unersetzbar, da sie sehr viel Zeit sparen, Aufgaben erleichtern und auf Grund der Komplexität und der Größenordnungen der Warenströme einfach notwendig sind.
Abkürzung: Warenwirtschaftssystem = WaWi
Was ist ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) im Handel?
Ein Warenwirtschaftssystem ist ein Programm/System mit dem die Warenströme abgebildet, erfasst und optimiert werden. Daher sind die Anforderungen an solche Systeme sehr unterschiedlich, da es auch unterschiedliche Unternehmen gibt.
Es können aber allgemeine Anforderungen und Aufgaben abgeleitet werden, weil sie Prozesse oft sehr ähnlich sind.
Im Folgenden ist eine Übersicht über die Inhalte dieses Artikels zu sehen:
- Anforderungen an ein WaWi
- Aufgaben
- Vorteile
- Aufbau eines WaWi
- Arten von WaWis
- Was kann ein Warenwirtschaftssystem?
- Unterschiede und Gemeinsamkeiten zu anderen Systemen
Diese Inhalte decken die wichtigsten Bereiche in Bezug auf Warenwirtschaftssyteme ab, können aber bei Bedarf erweitert werden.
Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem (Software)
Ein WaWi soll Informationen zu Warenströme und Warenbestände bereitstellen und aktuell halten. Daher lassen sich einige Anforderungen daraus ableiten.
- Aktualität: Die Daten über die Warenströme und Warenbestände müssen immer aktuell sein.
- Verfügbarkeit: Daten nutzen nur etwas wenn man sie jederzeit abrufen kann, daher müssen sie auch immer abrufbar sein.
- Genauigkeit: Die Daten müssen genau sein, damit die richtigen Schlußfolgerungen daraus gezogen werden können.
- Auswertbarkeit: Informationen und Daten können nur ausgewertet werden wenn sie in entsprechender Form vorliegen.
- Austausch: Manchmal ist der Datenaustausch mit anderen Systemen notwendig, daher sollte es entsprechende Verbindungsmöglichkeiten geben.
Zusammenfassung: Aktualität, Verfügbarkeit, Genauigkeit, Auswertbarkeit und Austausch.
Aufgaben
Die Aufgaben eines WaWi kann man wie folgt zusammenfassen:
- Erfassung
- Steuerung
- Inventur
- Statistik
- Rechnungslegung
Ein WaWi dient nicht nur dafür die Warenströme zu erfassen und zu steuern, sondern auch um daraus Erkenntnisse für das Management zu gewinnen und eventuell neue Strategien abzuleiten.
Vorteile
Die Vorteile eines WaWis liegen darin, dass es als Computerprogramm in einigen Bereichen zu mehr Leistung im Stande ist als es auf Papier oder durch eigene Denkleistung möglich wäre. Viele kann man auch auf dem Papier berechnen und zählen, aber der Vorteil liegt auch hier in der benötigten Zeit.
- Einfache Datenpflege
- Schnelle Verfügbarkeit der Daten
- Zeitersparnis
- Aktualität der Daten
Je nach WaWi können noch weitere Vorteile bestehen.
Aufbau eines WaWi
Der Aufbau eines WaWis basiert auf einer Datenbankstruktur und ist in Stammdaten und Bewegungsdaten unterteilt.
Arten von WaWis
Es wird zwischen geschlossenen, offenen und integrierten Wirtschaftssystemen unterschieden.
Ein geschlossenes System deckt innerhalt eines Unternehmens alle Aufgaben ab.
Das offene System hat beispielsweise Schnittstellen wodurch eine oder mehrere Funktionen durch andere Systeme abgedeckt werden können.
Das integrierte System beinhaltet alle Bereiche und es sind Verbindungen nach außen vorhanden.
Unterschiede und Gemeinsamkeiten zu anderen Systemen
Ein ERP-System ist umfassender und wenn ein Modul wie beispielsweise Personalwirtschaft nicht vorhanden ist, spricht man eher von einem Warenwirtschaftssystem statt von einem ERP-Sytem.
In einem ERP-System werden alle Aufgaben und Ressourcen abgebildet, geplant und gesteuert.
Fazit:
Zusammenfassend kann man feststellen, dass ein Warenwirtschaftssytem die Bereiche Einkauf, Verkauf und Lagerhaltung umfasst.
Wenn man noch mehr Funktionen braucht oder Aufgaben abdecken möchte braucht man ein ERP-System oder muss das vorhandene WaWi erweitern.
