Projektmanagement Grundlagen

Das Projektmanagement wird zur Durchführung von einmaligen Aufgaben also sogenannter Projekte verwendet.

Ein Projekt unterscheidet sich vom Tagesgeschäft.

Da die Mitarbeiter neben dem Tagesgeschäft oft keine Zeit für Projekte haben, werden diese von spezialisierten Projektmitarbeitern und Projektleitern durchgeführt.

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Projekte haben immer eine begrenzte Laufzeit und am Ende eines Projekts soll ein Resultat stehen. Ohne definiertes Ziel kann ein Projekt ewig laufen.

Hier werden die Grundzüge des Projektmanagement beschrieben.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement wird aus den Begriffen Projekt und Management zusammengesetzt, deshalb betrachten wir die Begriffe zuerst einzeln.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein Vorhaben mit bestimmten Merkmalen.

Einmalige Aufgabe: Das Projekt unterscheidet sich von anderen Aufgaben darin, dass es so noch nicht durchgeführt wurde. Ein Projekt ist so gesehen ein einmaliges Vorhaben.

Klares Ziel: Ein Projekt hat ein Ziel das zu Beginn klar beschrieben wird.

Zeitliche Begrenzung: Ein Projekt hat ein Start- und Endzeitpunkt.

Begrenzte Ressourcen: Es stehen nur begrenzte finanzielle und/oder personelle Ressourcen zur Verfügung.

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Was ist Management?

Das Management wird als Begriff unterschiedlich verwendet.

a) In einem Unternehmen werden diejenigen als Management bezeichnet die in leitenden Positionen sind.

b) Das Management steht für die Aufgaben zur Durchführung der Verwaltung und der Führungsaufgaben.

Grundzüge des Projektmanagement

Projektablauf

Der grobe Projektablauf kann in vier Phasen dargestellt werden.

  • Projektdefinition
  • Projektplanung
  • Projektrealisierung
  • Projektabschluss
Projektablauf grob
Projektablauf grob

Projektziel

Ziele sollten in der ersten Phase der Projektdefinition ausführlich und konkret beschrieben werden. Wenn man diesen Punkt vernachlässigt und ihn später nachholen muss kann der Aufwand für die Korrekturen ein Vielfaches betragen.

Klare Ziele haben verschiedene Auswirkungen:

Zum einen tragen klare Ziele dazu bei, dass das Projekt einen positiven Verlauf nimmt und nicht scheitert. Auf der anderen Seite wirken sich klare Ziele auch positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus, denn nichts ist demotivierender als doppelte Arbeit wegen Korrekturen auf Grund von unklaren Zielen.

Eine Möglichkeit Ziele zu formulieren bietet das heute mittlerweile allgemein bekannte Akronym SMART.

SMART ist die Abkürzung für:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

Spezifisch: Klare Beschreibung der Ziele aber ohne die Festlegung auf bestimmte Lösungen.

Messbar: Ziele sollen messbar sein, damit man feststellen kann ob die gesetzten Ziele auch erreicht wurden.

Akzeptiert: Ziele sollen akzeptiert werden. Alternative Beschreibungen für diesen Punkt können je nach Fall auch attraktiv und angemessen sein.

Realistisch: Ziele die kein Mensch erreichen kann nützen niemanden. Deshalb sollen Ziele so geplant werden, dass sie erreichbar sind.

Terminiert: Jedes Ziel braucht einen Termin zu dem es erledigt sein muss. Ohne Termin könnte ein Projekt ewig weiter laufen und somit auch die Kosten hoch treiben.

Tipp: Ziele am Anfang konkretisieren.

Meilensteine

Meilensteine sind wichtige Zwischenergebnnisse oder -ziele. Sie können auch als Bedingung für den Beginn der nächsten Phase gezählt werden bzw. stellen den Abschluss einer Phase dar. Meilensteine bieten dazu noch einige Vorteile die den Fortgang des Projektes unterstützen können.

Vorteile:

  • Überwachung des Projektes
  • Orientierung im Projektablauf
  • Motivation für die Mitarbeiter

Projektorganisation

Die Aufbauorganisation hat verschiedene Vorteile und stellt die Struktur dar wie ein Projektteam aufgebaut ist. Das Projektteam kann auf unterschiedliche Weise in die Organisation bzw. das Unternehmen integriert werden. Eine klare dokumentierte Aufbauorganisation kann die folgenden Vorteile bieten:

Vorteile:

  • Effektive Zusammenarbeit
  • Flexible Anpassung an Änderungen
  • Klare Aufgabenverteilung
  • Eindeutige Feststellung der Verantwortung

Projektteam

Ein Projektteam kann aus sehr unterschiedlichen Personen bestehen. Neben dem Projektleiter und einem eventuellen Stellvertreter kann das Team aus Spezialisten für die entsprechenden Aufgaben aufgefüllt werden. Je nach Projekt können die folgenden Bereiche und weitere besetzt werden: Konstruktion, Kostenplanung, Technik und Qualitätssicherung.

Projektleiter

Der Projektleiter ist eine Führungskraft und in dieser Position sollte er ein Generalist sein. Er muss kein Spezialist sein, ganz im Gegenteil es kann sogar von Nachteil sein wenn er zu viel Fachwissen besitzt. Bei den meisten Projekten braucht der Projektleiter nicht mal Fachkenntnisse zum Produkt haben. Die Hauptaufgaben des Projektleiters liegen in der Kontrolle und Überwachung des Projektes. Bei großen Projekten können auch Projektmitarbeiter die Projektsteuerung übernehmen.

Projektplanung

In der Projektplanung werden verschiedene Planungsaufgaben durchgeführt:

  • Terminplanung (Netzplantechnik, Balkendiagramm)
  • Kapazitätsplanung
  • Kostenplanung
  • Personalplanung
  • Planung der Qualitätsanforderungen
  • Hilfsmittelplanung

Projektüberwachung

In der Projektüberwachung wird der Soll-Zustand mit dem Ist-Zustand verglichen. Für den Vergleich sind aktuelle Daten notwendig und das ist mit entsprechender Software und dem Austausch über das Internet oder ein Intranet relativ einfach machbar.

Projektsteuerung

Auf die Projektüberwachung folgt die Projektsteuerung, hier werden dann Abweichungen korrigiert oder es werden Maßnahmen veranlasst. Häufig ist dieser Bereich der Einstieg in das Projektmanagement für Absolventen oder angehende Projektmanager und Projektleiter.

Projektabschluss

In dieser Phase geht es darum, dass man in einer Abschlussbesprechung das erworbene Wissen dokumentiert.

Methoden

Die folgenden Methoden eignen sich sehr gut für den Einstieg in das Projektmanagement. Sie sind nicht schwer zu erlernen und können auch ohne Software eingesetzt werden. Und wenn man doch Software einsetzen möchte reicht oft ein normales Tabellenkalkulationsprogramm aus.

Projektplanungsmethoden

  • Projektstrukturplan
  • Netzplantechnik

Projektüberwachungsmethode

  • Meilensteintrendanalyse

Kreativitätstechniken

  • Methode 6-3-5
  • Mind Map
  • Brainstorming
  • Morphologischer Kasten

Ursachenfindung

  • Ishikawa-Diagramm (Ursache-Wirkungs-Diagramm)

Entscheidungstechnik

  • Wertanalyse

Fazit: Projektmanagement Grundlagen

Der Einstieg in das Projektmanagement ist nicht schwer und selbst die Methoden können mit relativ einfachen Mitteln durchgeführt werden. Wenn man in das Projektmanagement einsteigen möchte gibt es dazu verschiedene Möglichkeiten. Als Absolvent kann man beispielsweise in die Projektsteuerung einsteigen und später sogar Projektleiter werden.

Im Projektmanagement arbeiten oft Akademiker aber auch Nicht-Akademiker aus den unterschiedlichsten Bereichen. So trifft man Personen aus Technik, Betriebswirtschaft und den Geistenswissenschaften oft an. Für bestimmte Aufgaben im Projektmanagement sind Fachkenntnisse zum Produkt notwendig aber für andere Positionen wie dem Projektleiter kann es fast schon ein Nachteil sein.

Projektleiter müssen sich im Grunde nur mit Projektmanagement auskennen und können die Fachkenntnisse bei den entsprechenden Mitarbeitern abrufen. Das Projektteam erarbeitet die Ergebnisse.

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